Más de 6 mil expedientes se encuentran en el Departamento de Archivos de la UNELLEZ San Carlos. Constituyen la memoria del subprograma Arse, desde la fundación del Vicerrectorado en 1978. Allí reposan los historiales académicos de los estudiantes unellistas, tanto de los que se encuentran cursando las diferentes carreras, como de aquellos que iniciaron y luego decidieron dejar los estudios. Sus documentos originales reposan en el archivo "muerto" a la espera de ser retirados.
Con los avances tecnológicos y el progresivo crecimiento matricular de la universidad, el Departamento de Archivos también evolucionó. Los tradicionales archivos verticales de gavetas fueron sustituidos por modernos archimóviles que facilitan la búsqueda de la información clasificada por número, programa académico, carrera y extensión municipalizada.
A fin de agilizar la búsqueda y los trámites, el personal tiene a disposición un sistema digitalizado al cual se le introduce el número de cédula de identidad del bachiller y rápidamente se ubica el vagón con la respectiva carpeta. Al ingresar al sistema automatizado se conoce, además, la cohorte en la que entró el estudiante, cuantos semestres cursados tiene, si puede solicitar reingreso, hacer retiro definitivo, entre otros más.
En el Departamento de Archivos se encuentran adscritos los funcionarios Licenciadas Deysi Jiménez y Yenny Gámez, aunado al TSU José Martínez, todos bajo la supervisión del Lcdo. José Gregorio Oropeza, jefe del subprograma ARSE.
La Lcda. Deysi Jiménez, con doce años en esta dependencia, señala que se deben tener determinadas características personales para desarrollar un trabajo eficientemente, entre ellas menciona la paciencia, la capacidad organizativa, una buena memoria, necesidad de orden y limpieza. La información que manejan es muy delicada, dice con énfasis, debido a que están documentos originales de los estudiantes y el nivel de responsabilidad es mayor.
Sostuvo que en la medida que conocía el funcionamiento del departamento se fue familiarizando hasta alcanzar dominio en el procesamiento, clasificación y almacenamiento de la información, vale decir, de los historiales académicos. Desempeño que contó con el apoyo de un buen equipo de trabajo.
Llevar a cabo la labor de Archivar tiene sus fases que parten, primeramente, de la recepción de los documentos al momento que los estudiantes se inscriben para cursar una carrera; acto seguido, pasan al departamento de archivos para clasificarlos y ubicarlos según el programa académico, es decir, Ciencias del Agro y Mar; Ingeniería, Ciencias de la Educación o Ciencias de la Educación, éste último abarca varios vagones, por cuanro la carrera de Educación tiene la mayor matrícula estudiantil.
Cada vez que el estudiante se inscriba en un semestre o año (Derecho), se anexa a su expediente la referida constancia, así como las diferentes solicitudes y reclamos que realice durante sus estudios hasta almacenar la documentación que será entregada, posteriormente, cuando vaya a egresar. Los analistas solicitan al departamento de Archivos el expediente, revisan el historial académico y éste pasa al Departamento de Egresados. Una vez que obtienen su título universitario reciben sus documentos. Allí puede decirse que cierra el ciclo el departamento de Archivos. Y vuelve a comenzar cuando se inscribe el estudiante.
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